Durante esta etapa, é importante cuidar de duas questões fundamentais, ou seja:
Alcançar uma compreensão boa e consistente dos requisitos por parte dos fornecedores
Fornecendo uma avaliação abrangente e independente.
Alcançar uma compreensão boa e consistente dos requisitos por parte dos fornecedores
a importancia de sistemas de gestão nas empresas
Ao contrário do que parece, este é um dos objetivos mais difíceis de alcançar nesta fase do processo, por isso vale a pena concentrar-se na sua implementação o mais cedo possível. O primeiro momento (mesmo antes de enviar a primeira proposta) em que os fornecedores têm a oportunidade de confirmar a sua compreensão dos requisitos ou de questionar questões pouco claras é a fase de perguntas e respostas. É crucial que as respostas às perguntas sejam abrangentes e exaustivas, não deixando espaço para interpretações subjetivas. Para tal, é necessário alocar tempo adequado para as respostas e uma equipa de especialistas responsável pela sua preparação. Também vale a pena garantir que todas as perguntas e respostas sejam recolhidas num único local e disponibilizadas a todos os licitantes. É importante lembrar que os fornecedores também precisam de tempo para analisar as respostas e incorporá-las na sua proposta.
Uma boa prática (se o processo de compras da empresa permitir) utilizada por algumas empresas é agendar uma reunião adicional com cada fornecedor individualmente, durante a qual suas respostas às perguntas serão discutidas em detalhes. Isso também dá ao fornecedor a oportunidade de fazer mais perguntas ou esclarecer quaisquer questões que não estejam claras para ele.